主页 > M生活汇 >你可以「秒速」从桌面取出所需的物品或档案吗?精準整理术教你怎 >
2020-06-18 浏览量:255 点赞:648 收藏:932

你可以「秒速」从桌面取出所需的物品或档案吗?精準整理术教你怎

◆精準整理,知识工作者的必备能力

很久没有看到一本有关于「整理」,内容丰富而图文并茂的好书了。本书作者群非常认真,将东、西方有关「整理」的知识,结合自身工作经验提炼出的技巧,帮读者逐渐架构做好「整理」这件事情的脉络。我的工作是讲师,常常要出差,也需要使用电脑,更要好好运用自己的办公桌面空间,我惊喜地发现,这本书竟然都提及,不仅如此,还提供许多技巧,让我可以一面看书,一面实践。

长距离的出差,需要带着行李箱,至于短距离的演讲,就靠公事背包了,我将背包分成三层,有各自的用途。最后一层,放的是演讲用笔电、转接头、课程道具等有关演讲部分相关的器材;第二层是衣物及盥洗用品,有时只要带着简便的换洗衣物,就可以让我在出差地旅馆过上一夜;最前面一层则是笔记本、笔、便利贴等用品,偶尔还会带上一本书,方便随时阅读。

这本书让我发现,原来只要靠着三层整理的概念,就可以让公事背包高效运行,这是我觉得惊豔的第一个工具。

职业讲师经历多年,这几年才懂得电脑的桌面及档案都需要整理。我把自己整理电脑的想法和书中文字比对,也有许多收穫。首先,是桌面管理,有些人会把桌面当成档案的暂存区,我自己的偏好则是一个档案都不放在桌面上,而是统一放在档案夹中。

其次,是档案的分类法,我也有自己一套做法,第一个是依属性分类,看这是投影片、财务收支,或是报名名单等不同类型;第二是依时间轴分类,我会把演讲日期作为资料夹命名的一部分,让电脑自动排序;第三是依使用频率分类,有的是时时更新的常用资料夹,有的是一年才用到一次的,有些则是偶尔会参考的,都是影响分类的考量因素。

最后,是档案夹的基本规则,我会把所有档案放在苹果电脑的「文件」档案夹,并且和家中书房的NAS同步保存;档案夹不超过三层;命名的规则是「建立日期-活动或资料内容-主办城市-负责人」,例如「171230-FAST时间管理术(下)-台北-Tammy.key」。

使用电脑享受其便利性,但也要做好档案的管理,这是身为知识工作者必备的能力。

实体的工具最不容易整理,和书中把桌面划分成不同区域的概念雷同,我採用九宫格的方式来整理自己的书桌:书桌中间是垫高的笔电,下方空隙可放入耳机袋、便利贴等最常用的文具。正前方是蓝芽键盘,正后方是处理完的文件。左边是茶杯,右边则是放有惯用的萤光笔及原子笔的笔筒。左上方是收纳各类文件的档案匣,右上方则是最近参考书籍及纸本文件。右下放着蓝芽滑鼠/触控板,最后的左下则是笔记本。让自己就算面对再多的工作,也能自动形成高速工作流程。

当然,本书还有许多独特亮点,例如版面安排,一段文字,一张图片,跨页就有图解;说明建立个人情报站的方法及工具;理财观念的介绍及梳理,这些内容就需要你好好阅读来获得啰。


上一篇:
下一篇:

相关文章